Arbeitsweg und Berufsauslagen: Pauschale oder tatsächliche Kosten?

Drei Abzüge stehen praktisch jeder angestellten Person in der Schweiz offen: der Arbeitsweg, das Mittagessen auswärts und eine Pauschale für alles Übrige. Der Arbeitsweg wird in der Regel mit dem öffentlichen Verkehr gerechnet, und die Obergrenze hängt vom Kanton ab: CHF 5'200 in Zürich, CHF 7'000 im Aargau, CHF 3'300 bei der direkten Bundessteuer (Richtwerte für das Steuerjahr 2025). Für das Mittagessen sind es CHF 15 pro Arbeitstag, höchstens rund CHF 3'200 im Jahr. Und für alles Übrige rund 3 % des Nettolohns, mindestens etwa CHF 2'000 und höchstens etwa CHF 4'000, ohne einen einzigen Beleg. Zwei verbreitete Annahmen kosten dabei regelmässig Geld: dass sich das Auto abziehen lässt, und dass sich das Sammeln von Belegen auszahlt.

Das Steueramt beteiligt sich an den Kosten, zur Arbeit zu kommen

Ausbezahlt wird bei den Berufsauslagen nichts. Die Kosten werden vom Lohn abgezogen, bevor die Steuer darauf gerechnet wird, sodass Sie auf einem kleineren Einkommen besteuert werden, und Ihr Vorteil entspricht dem Steuersatz auf dem abgezogenen Betrag. Für Angestellte sind es drei Posten: der Weg zur Arbeit, das Essen auswärts, wenn Sie über Mittag nicht nach Hause können, und alles Übrige in Form einer Pauschale. Alle drei gehören in dieselbe Rubrik der Steuererklärung und betreffen praktisch jede angestellte Person. Die Pauschale erhalten Sie ohne Nachweis, die beiden anderen sind an Bedingungen geknüpft. Und die Bedingungen beim Arbeitsweg sind strenger, als die meisten erwarten.

Der Arbeitsweg: was zählt, ist das öV-Abonnement

Beim Arbeitsweg fährt das Steueramt gewissermassen mit: Ein Billett kauft es nie, aber der Preis dafür geht vom Lohn ab, bevor jemand die Steuer ausrechnet. Standardmässig ist das der günstigste zumutbare öffentliche Verkehr für Ihre Strecke, in der Regel Ihr GA oder Ihr Streckenabo. Nicht die Kosten Ihres Autos.

Ihr Auto (zu einem Richtwert von rund CHF 0.70 pro Kilometer) zählt nur, wenn dessen Benutzung wirklich begründet ist, zum Beispiel:

• es gibt für Ihre Strecke keinen zumutbaren öffentlichen Verkehr,
• dieser verkehrt nicht zu den Zeiten, zu denen Sie beginnen oder aufhören, oder
• mit dem öV würden Sie sehr viel zusätzliche Zeit verlieren.

Trifft nichts davon zu, bleibt der Abzug beim Preis des Tickets, das Sie nie gelöst haben, gefahrene Kilometer hin oder her. (Das ist dieselbe Logik, die auch sonst bestimmt, wie Ihr Auto in der Steuererklärung erscheint.) Wer mit dem Velo oder zu Fuss kommt, erhält eine Pauschale von rund CHF 700. Dann kommt die Obergrenze, und das ist der eine Punkt, an dem sich Zürich und der Aargau deutlich unterscheiden.

Ihre Kantons- und Gemeindesteuer erlaubt für den Arbeitsweg also meist einen höheren Abzug als die Bundesebene, und der Aargau ist dabei grosszügiger als Zürich.

Zu prüfen: Die Obergrenzen und der Kilometeransatz sind Richtwerte für 2025 und werden periodisch überprüft. Massgebend ist der Stand, der für Ihren Kanton und Ihr Steuerjahr gilt, und die Frage Auto oder öV entscheidet sich ohnehin an Ihrer konkreten Strecke. Ein Blick in die kantonale Wegleitung klärt beides in wenigen Minuten.

Der Verpflegungsabzug für auswärtiges Mittagessen

Können Sie über Mittag wirklich nicht nach Hause, dürfen Sie die Mehrkosten des auswärtigen Essens abziehen: pauschal CHF 15 pro Arbeitstag, bis zu rund CHF 3'200 pro Jahr. Betreibt Ihr Arbeitgeber eine vergünstigte Kantine oder beteiligt er sich an der Verpflegung, halbiert sich der Abzug auf rund CHF 7.50 pro Tag, bis zu CHF 1'600. Welcher der beiden Fälle zutrifft, müssen Sie nicht schätzen, es steht auf Ihrem Lohnausweis. Wer realistischerweise zu Hause essen könnte, hat keinen Abzug. Massgebend ist allein, ob der Heimweg über Mittag zumutbar wäre. In Zürich und im Aargau gelten dieselben Pauschalen, hier unterscheiden sich die beiden Kantone nicht.

Die Pauschale für alles Übrige, und wann Belege sie schlagen

Für die vielen kleinen Kosten des Arbeitens (ein Arbeitsplatz zu Hause, Werkzeuge, Fachliteratur) haben Sie die Wahl, und viele machen sie sich zu kompliziert. Die Pauschale ist ein Abzug ohne Rückfragen: rund 3 % des Nettolohns, mit einer Untergrenze von etwa CHF 2'000 und einer Obergrenze von etwa CHF 4'000, und sie steht jeder angestellten Person zu. Keine Belege, keine Begründung.

Die Alternative sind die effektiven Kosten. Das rechnet sich nur, wenn Ihre tatsächlichen, belegten Auslagen die Pauschale klar übersteigen, was bei einer typischen angestellten Person selten vorkommt. Solange Sie nichts Substanzielles haben, etwa ein echtes, ausschliesslich beruflich genutztes Arbeitszimmer, gewinnt meist die Pauschale. Die Schachtel voller Belege ist den Aufwand dann nicht wert. Wer trotzdem sammelt, sollte die Summe wenigstens einmal gegen die Pauschale rechnen, bevor er sie einträgt. Ob sich das Geltendmachen in Ihrem Fall lohnt, hängt von Ihrer Situation ab.

Was bei Lara zusammenkommt

Lara hat einen Nettolohn von CHF 80'000, pendelt mit dem Zug nach Zürich mit einem Abonnement für CHF 3'400 pro Jahr und isst auswärts zu Mittag, weil sie über Mittag nicht nach Hause kann (keine Kantine).

• Arbeitsweg: CHF 3'400, die Kosten ihres Abonnements, deutlich unter der Zürcher Obergrenze.
• Verpflegung: CHF 3'200, der volle Pauschalbetrag.
• Übrige Kosten (Pauschale): 3 % von CHF 80'000 sind CHF 2'400, innerhalb der Spanne von CHF 2'000 bis CHF 4'000, ganz ohne Belege.

Das sind rund CHF 9'000 an Berufsauslagen, und bei einem Grenzsteuersatz von etwa 25 % senkt das ihre Steuerrechnung um rund CHF 2'250. Die Zahlen sind Richtwerte für 2025; Ihr genaues Ergebnis hängt von Ihrem Kanton, Ihrer Gemeinde, Ihrem Einkommen und den im jeweiligen Jahr geltenden Grenzwerten ab.

Drei Fragen, und der Abzug steht

Wie Sie zur Arbeit kommen, wie weit es ist und was Ihr Abonnement kostet: Aus diesen drei Angaben leitet TaxWize den Fahrkostenabzug mit der Obergrenze Ihres Kantons ab, prüft, ob ein Arbeitsweg mit dem Auto begründet ist, und stellt die Pauschale den effektiven Kosten gegenüber, damit der höhere Betrag in der Steuererklärung landet. Für die drei Abzüge, die jede angestellte Person betreffen, ist das der ganze Aufwand.