Ermessensveranlagung: Wenn das Steueramt Ihre Steuern schätzt

Wer die Steuererklärung trotz Mahnung nicht einreicht, bekommt trotzdem eine Rechnung. Das Steueramt veranlagt dann nach pflichtgemässem Ermessen, im Kanton Zürich heisst das Ermessenseinschätzung. Es schätzt Einkommen und Vermögen und stellt einen Entscheid zu. Ab dessen Zustellung laufen 30 Tage für eine Einsprache, und diese Frist lässt sich nicht verlängern. Die Einsprache gegen eine Schätzung ist zudem strenger als die gegen eine gewöhnliche Veranlagung: Anfechtbar ist sie nur wegen offensichtlicher Unrichtigkeit, sie muss begründet sein und Beweismittel nennen. Im Kanton Zürich gibt es dafür eine Abkürzung, die viele nicht kennen. Wer nach dem Entscheid die fehlende Steuererklärung einreicht, dessen Erklärung wird als Einsprache behandelt.

Was eine Ermessensveranlagung ist

Der nächstliegende Vergleich ist die Nebenkostenabrechnung, wenn Sie den Zählerstand nie gemeldet haben. Die Verwaltung rechnet trotzdem ab. Sie schätzt Ihren Verbrauch, und sie schätzt ihn nicht knapp, weil sie nicht zu Ihren Gunsten irren will. Korrigiert wird erst, wenn Sie den Zählerstand nachliefern.

Beim Steueramt läuft es nach demselben Muster. Geschätzt werden darf, wenn Sie trotz Mahnung nicht einreichen oder wenn sich die Steuerfaktoren mangels zuverlässiger Unterlagen nicht sauber ermitteln lassen. Das Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer erlaubt dem Amt dabei ausdrücklich, mit dem zu arbeiten, was es ohnehin über Sie weiss. Für die Staats- und Gemeindesteuern gilt dieselbe Regel. Im Kanton Zürich wird die direkte Bundessteuer gleichzeitig mit der Einschätzung für die Staats- und Gemeindesteuern veranlagt.

Wie hoch schätzt das Steueramt?

Die Weisung des Kantons Zürich sagt es wörtlich. Das Einkommen ist so zu schätzen, dass die steuerpflichtige Person "aufgrund der Nichtabgabe der Steuererklärung mutmasslich nicht bessergestellt ist, als wenn sie eine vollständige Steuererklärung eingereicht hätte".

Das ist der ganze Mechanismus in einem Satz. Die Schätzung soll wirklichkeitsnah sein, aber sie darf das Nichteinreichen nicht belohnen. Herangezogen werden eine allfällige frühere Einschätzung, die Erwerbs- und Familienverhältnisse, die Vermögensentwicklung und der Lebensaufwand. Beim Vermögen ist Zürich zurückhaltender: geschätzt wird nur, wer schon bisher mit Vermögen eingeschätzt wurde oder bei wem sich eine Neubildung vermuten lässt.

Was in einer Schätzung systematisch fehlt, sind Ihre Abzüge. Das Amt kennt Ihre Einzahlung in die Säule 3a nicht, Ihren Arbeitsweg nicht und Ihre Kinderbetreuungskosten nicht.

Was die fehlenden Abzüge kosten

Ein Zürcher Angestellter wurde für die Steuerperiode 2024 mit einem steuerbaren Einkommen von CHF 95'000 eingeschätzt. Für die Steuerperiode 2025 reicht er nichts ein, auch nach der Mahnung nicht. Das Amt schätzt ihn auf CHF 98'000.

Seine tatsächliche Erklärung hätte enthalten: Säule 3a CHF 7'258, Arbeitsweg und übrige Berufsauslagen rund CHF 4'500, Kinderbetreuung CHF 3'000. Zusammen rund CHF 14'700, die in der Schätzung nicht vorkommen.

Bei einem Grenzsteuersatz von etwa 20 Prozent über Bund, Kanton und Gemeinde sind das rund CHF 2'900 zu viel bezahlte Steuer, für ein einziges Jahr. Die Mahnung, die dem vorausgegangen ist, kostet im Aargau derzeit CHF 35 beim ersten Mal, also einen Bruchteil davon.

Zu den Zahlen: Die Beträge gehören zur Steuerperiode 2025 und sind hier zur Veranschaulichung gerechnet. Welcher Höchstbetrag und welcher Steuersatz in Ihrem Fall gelten, steht beim Steueramt Ihres Kantons.

Die 30 Tage beginnen im Briefkasten

Die Einsprachefrist beträgt 30 Tage ab Zustellung und beginnt am Tag danach. Massgebend ist nicht, wann Sie den Brief öffnen. Zürich verschickt die Entscheide grundsätzlich mit A-Post Plus, die zwar nachverfolgbar ist, aber keine Unterschrift verlangt. Als zugestellt gilt ein solcher Entscheid dort, sobald er in Ihren Machtbereich gelangt ist und Sie davon Kenntnis nehmen könnten. Der Brief kann also im Stapel liegen, während die Frist läuft. Und wer die Zustellung schuldhaft verzögert oder verhindert, dem gilt sie in dem Moment als erfolgt, in dem sie ohne diese Verzögerung möglich gewesen wäre.

Verlängern lässt sich diese Frist nicht. Auf eine verspätete Einsprache tritt das Amt nur ein, wenn Sie nachweisen, dass Militär- oder Zivildienst, Krankheit, Landesabwesenheit oder ein anderer erheblicher Grund Sie daran gehindert haben, und wenn Sie innert 30 Tagen nach Wegfall des Hindernisses einreichen. Läuft die Frist ungenutzt ab, bleibt die Schätzung stehen.

Warum diese Einsprache anders ist

Bei einer gewöhnlichen Veranlagung genügt es, darzulegen, was falsch ist. Bei einer Schätzung kehrt das Gesetz die Beweislast um.

Es reicht also nicht, die Schätzung als zu hoch zu bezeichnen oder Zweifel daran zu wecken. Gezeigt werden muss, dass sie den tatsächlichen Verhältnissen nicht entspricht, und die Belege dazu gehören benannt.

Was gehört in die Einsprache?

In aller Regel genau das, was gefehlt hat: die vollständige Steuererklärung samt Belegen. Damit ist die Begründung erbracht und die Beweismittel liegen bei.

Der Kanton Zürich hat diesen Weg ausdrücklich geregelt. Wer nach dem Einschätzungsentscheid die fehlende Steuererklärung einreicht, dessen Erklärung wird als Einsprache behandelt. Sie geht beim Gemeindesteueramt ein, das sie an das kantonale Steueramt weiterleitet, und dort wird entschieden.

Zwei Punkte werden dabei oft übersehen.

1. Das Einspracheverfahren ist bei der direkten Bundessteuer grundsätzlich kostenlos. Kosten besonderer Untersuchungsmassnahmen können aber auferlegt werden, wenn eine schuldhafte Verletzung von Verfahrenspflichten sie nötig gemacht hat. Die Mahngebühren, die vorher angefallen sind, verschwinden ohnehin nicht.
2. Die Behörde kann auch zu Ihren Ungunsten korrigieren. Sie darf im Einspracheverfahren alle Steuerfaktoren neu festsetzen und die Veranlagung nach Anhörung auch zu Ihrem Nachteil ändern. Selten, wenn die nachgereichte Erklärung vollständig ist, aber ein guter Grund, sie sorgfältig statt optimistisch auszufüllen.

Die Busse ist ein eigenes Verfahren

Eine Schätzung ist keine Strafe, sondern eine Veranlagung. Daneben kann eine Busse wegen Verletzung von Verfahrenspflichten stehen, und die läuft in einem getrennten Verfahren. Sie setzt voraus, dass eine Pflicht trotz Mahnung vorsätzlich oder fahrlässig nicht erfüllt wurde, und beträgt bis zu CHF 1'000, in schweren Fällen oder bei Rückfall bis zu CHF 10'000. Das sind Höchstwerte, keine Regelbeträge.

Wer spät einreicht, aber vollständig deklariert, bewegt sich in diesem Verfahrensrecht. Das ist etwas anderes als eine Hinterziehung, bei der sich die Busse nach der hinterzogenen Steuer bemisst.

Der Weg zurück ist meist kurz

Solange keine Mahnung läuft, ist Einreichen der ganze Aufwand. Steht der Entscheid schon im Briefkasten, zählen nur noch zwei Dinge: das Datum auf dem Umschlag und die Vollständigkeit dessen, was Sie nachliefern. Wie Sie überhaupt in diese Lage kommen und welche Fristen Ihr Kanton vorher noch gewährt, steht im Beitrag zur Fristverlängerung in den sieben Kantonen. Wer vorher wissen möchte, worauf die eigene Gemeinde ungefähr hinausläuft, kann das im Steuervergleich durchrechnen.

Was dabei am meisten Zeit kostet, ist das Zusammensuchen der Belege und die Frage, welche Abzüge in der eigenen Situation überhaupt zählen. Dort setzt TaxWize an: Unterlagen hochladen, prüfen lassen, was fehlt, und die Angaben so aufbereitet erhalten, dass die Erfassung im kantonalen Portal nur noch Übertragen ist.

Quellen

• Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer (DBG, SR 642.11), Stand 01.01.2026: Art. 130 Abs. 2 (Veranlagung nach pflichtgemässem Ermessen), Art. 132 Abs. 1 und 3 (Einsprache, offensichtliche Unrichtigkeit), Art. 133 Abs. 1 und 3 (Fristbeginn, verspätete Einsprache), Art. 135 Abs. 1 und 3 (Entscheid, Kostenfreiheit und der Kostenvorbehalt über Art. 123 Abs. 2), Art. 174 (Verletzung von Verfahrenspflichten), Art. 175 Abs. 2 (Hinterziehung): fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.08.2026
• Steuerharmonisierungsgesetz (StHG, SR 642.14), Stand 01.01.2025: Art. 46 Abs. 3, Art. 48 Abs. 1, 2 und 4, Art. 55: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.08.2026
• Kanton Zürich, Weisung der Finanzdirektion über das Verfahren bei der Einschätzung von Steuerpflichtigen, die trotz Mahnung keine Steuererklärung eingereicht haben (ZStB-Nr. 139.2, Erlassdatum 01.07.2025): zh.ch, abgerufen am 27.08.2026
• Kanton Aargau, Mahngebühren bei der Steuererklärung: ag.ch, Terminprobleme beim Einreichen, abgerufen am 27.08.2026
• Höchstbetrag Säule 3a mit BVG-Anschluss, Steuerperiode 2025: Die Verordnung nennt keinen Frankenbetrag, sondern 8 Prozent des oberen BVG-Grenzbetrags von CHF 90'720, also CHF 7'258. Verordnung über die steuerliche Abzugsberechtigung für Beiträge an anerkannte Vorsorgeformen (BVV 3, SR 831.461.3), Art. 7 Abs. 1 lit. a, Stand 01.01.2025, in Verbindung mit BVG (SR 831.40) Art. 8 Abs. 1: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.08.2026