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Welche Unterlagen die Steuererklärung 2025 in Zürich und im Aargau verlangt

Checkliste für die Steuererklärung 2025 in den Kantonen Zürich und Aargau: welche Unterlagen Sie brauchen, welche der Kanton mit der Erklärung sehen will und welche Sie nur aufbewahren.

Aktualisiert am 08.10.2026 · 7 Min. Lesezeit

Für die Steuererklärung 2025 braucht ein angestellter Haushalt in den Kantonen Zürich und Aargau fünf Gruppen von Unterlagen: den Lohnausweis jedes Arbeitgebers, die Bescheinigung über die Säule-3a-Beiträge, die Zins- und Steuerauszüge der Bank, die Belege zu den Abzügen (Krankheitskosten, Kinderbetreuung, Weiterbildung, Spenden) und, wer Schulden oder Wohneigentum hat, die Zinsausweise und Liegenschaftsunterlagen.

Ans Steueramt geht davon nur ein Teil. Beide Kantone trennen zwischen dem, was der Steuererklärung beiliegt, und dem, was Sie erst auf Nachfrage vorlegen. Sie ziehen die Grenze aber nicht an derselben Stelle, am deutlichsten bei den Krankheitskosten.

Die Übersicht gilt für Angestellte und Familien im Steuerjahr 2025. Selbständige, Einkommen aus dem Ausland und die Kantone Luzern, Solothurn, Bern, Zug und Schwyz deckt sie nicht ab.

Brauchen heisst nicht einreichen

Ein Kassenzettel liegt in der Schublade, bis das Gerät kaputtgeht. Bis dahin will ihn niemand sehen, aber ohne ihn gibt es keine Garantie. Viele Steuerbelege funktionieren gleich: Sie brauchen sie, um die richtige Zahl einzutragen, und zeigen sie erst, wenn das Steueramt nachfragt.

Die Zürcher Wegleitung macht daraus eine Regel. Belege zu den Aufstellungen und Formularen seien «nur dann zusammen mit der Steuererklärung einzureichen, wenn dies ausdrücklich verlangt ist». Als Beispiele nennt sie die Belege zu Liegenschaftskosten und zu Spenden, die erst im Einschätzungsverfahren auf Verlangen nachzureichen sind. Was immer beiliegt, zählt sie einzeln auf: bei Angestellten die Lohnausweise samt deren Beilagen und das Formular für Berufsauslagen und Versicherungsprämien, dazu je nach Abzug weitere Aufstellungen und Bescheinigungen.

Der Aargau führt eine einzige Liste, die Unterlagen, die vor dem Ausfüllen bereitliegen sollen. Auf dieselbe Liste bezieht sich die Wegleitung, wenn sie für die Papierform nur Kopien verlangt und keine Originale (einzige Ausnahme: der Lohnausweis). Was davon abweicht, steht beim einzelnen Abzug.

Welche Unterlagen gehören zu welchem Lebensbereich?

BereichUnterlageKanton ZürichKanton Aargau
LohnLohnausweis jedes ArbeitgebersBeilegen, samt Beilagen dazuBelegt jeden Lohn; von «nur Kopien» ausgenommen
Säule 3aBescheinigung über die BeiträgeBeilegenBeilegen
Bank, WertschriftenZinsausweis, SteuerauszugWertschriftenverzeichnis; die Steuerauszüge, auf die es verweist, liegen beiVollständiger Steuerauszug zum Wertschriftenverzeichnis
KrankheitskostenRechnungen, Zusammenstellung der KrankenkasseFormular, dazu die Zusammenstellung der KasseBelegkopien; eine pauschale Aufstellung der Kasse genügt nicht
KinderbetreuungRechnungen der Kita oder TagesfamilieAufstellungAufstellung samt Belegkopien
WeiterbildungKursrechnungenFormularAufstellung samt Belegen
SpendenSpendenquittungenAufstellung; Belege erst auf VerlangenBeilegen nicht nötig; können nachverlangt werden
Schulden, HypothekZins- und SchuldenausweisSchuldenverzeichnis mit Gläubiger, Adresse und ZinssatzSchuldenverzeichnis, Schulden belegt; Zinsquittungen einreichen
Liegenschaftsunterhalt, effektivHandwerkerrechnungenAufstellung; Belege erst auf VerlangenAuf der Liste der Unterlagen; zu den Rechnungen keine Angabe

Stand: Die Tabelle gibt die Wegleitungen zur Steuererklärung 2025 wieder. Für ein späteres Steuerjahr gilt die Wegleitung jenes Jahres.

Welche dieser Abzüge bei Ihnen in Frage kommen, hängt von Ihren Verhältnissen ab.

Der Lohnausweis ist die Unterlage, die beide Kantone ohne Bedingung sehen wollen (nach einem Stellenwechsel sind es zwei). Zürich verlangt, zeitliche Lücken in der Erwerbstätigkeit ausdrücklich zu bezeichnen, damit ersichtlich ist, dass keine Einkommensbescheinigung vergessen wurde. Der Aargau will die Gründe wissen, wenn in einem Zeitabschnitt weder Lohn noch Ersatzeinkommen floss.

Bei den Wertschriften hilft in Zürich der eSteuerauszug, ein Steuerauszug mit Barcode, den die Online-Steuererklärung einlesen kann. Im Aargau zählt als steuerbewerteter Depotauszug nur einer, den die Bank zu Steuerzwecken erstellt hat. Was im Verzeichnis zu welchem Wert steht, beschreibt der Beitrag zum Wertschriftenverzeichnis.

Die Prämienabrechnung der Krankenkasse führt keine der beiden Listen als Beilage. Im Aargau ist der Abzug für Versicherungsprämien eine Pauschale. In Zürich tragen Sie die bezahlten Prämien abzüglich der Prämienverbilligung ins Formular ein, und dafür brauchen Sie die Zahlen aus der Police oder der Jahresabrechnung.

Auch die Steuererklärung des Vorjahres steht auf keiner Liste. Als Gedächtnisstütze taugt sie trotzdem, denn sie zeigt, welche Konten, Policen und Schulden vor einem Jahr deklariert waren.

Wo Zürich und der Aargau auseinandergehen

Bei den Krankheitskosten verlangt Zürich das ausgefüllte Formular «Aufstellung über Krankheits- und Unfallkosten» und bittet darum, die Zusammenstellung der Krankenkasse gleich mitzuschicken. Der Aargau will die Kosten mit Belegkopien nachgewiesen haben und schreibt dazu: «eine pauschale Aufstellung der Krankenkasse genügt diesen Anforderungen nicht».

Bei der Kinderbetreuung führt Zürich eine Aufstellung der Kosten als Beilage, der Aargau eine Aufstellung samt Belegkopien. Wie hoch der Abzug je Kanton ist, steht im Beitrag zu den Kinderbetreuungskosten.

Bei den Spenden ist es umgekehrt. Im Aargau müssen keine Belege beiliegen; sie können aber zu Kontrollzwecken nachträglich verlangt werden.

Online oder auf Papier

In der Zürcher Online-Steuererklärung erscheint ein Upload-Feld, sobald Sie eine Position erfassen, zu der Belege eingereicht werden können. Das Feld zeigt an, ob der Beleg Pflicht oder freiwillig ist, und ohne die Pflichtbelege lässt sich die Steuererklärung nicht einreichen. Freiwillige Belege hält der Kanton in der Regel nur bei grossen Beträgen für sinnvoll. Für die Online-Steuererklärung bittet er auch darum, alle Belege bis zur rechtskräftigen Einschätzung aufzubewahren, ob eingereicht oder nicht.

Auf Papier verlangt Zürich Kopien im Format A4 und gibt sie nicht zurück. Im Aargau können Belege digital, auf Papier oder gemischt eingereicht werden; Papierkopien werden nach dem Einscannen vernichtet.

Eine Aufbewahrungsdauer für Privatpersonen nennt keine der beiden Wegleitungen 2025.

Wenn ein Dokument fehlt

Wer eine Unterlage ausstellt, ist auch die Adresse, wenn sie fehlt:

  • Lohnausweis: Arbeitgebende sind verpflichtet, einen auszustellen, auf dem sämtliche Bezüge stehen. Das gilt auch für die frühere Stelle.
  • Säule 3a: Die Bescheinigung kommt von der Bankstiftung oder der Versicherung.
  • Steuerauszug: Die Bank erstellt ihn in der Regel nur auf Auftrag.
  • Krankenkasse: Eine Jahresübersicht über Kosten und Prämien erhalten Sie bei vielen Kassen, wenn Sie danach fragen.
  • Formulare: Fehlende Formulare gibt es beim Gemeindesteueramt und auf der Website des Kantons.

Was bei Jana und Luca auf dem Stapel liegt

Jana und Luca sind verheiratet, beide angestellt und wohnen zur Miete in Winterthur. Luca hat im Sommer 2025 die Stelle gewechselt, die Tochter geht in die Kita, beide zahlen in die Säule 3a ein, und Jana hat ein kleines Depot. Gespendet haben sie an zwei Hilfswerke.

Ihr Stapel für die Steuererklärung 2025: drei Lohnausweise (einer von Jana, zwei von Luca), zwei 3a-Bescheinigungen, der Zinsausweis des gemeinsamen Kontos, der Steuerauszug zu Janas Depot, die Kita-Rechnungen des Jahres und zwei Spendenquittungen.

Die Zürcher Liste verlangt von ihnen als Beilagen die drei Lohnausweise, das Formular «Berufsauslagen/Versicherungsprämien», die zwei 3a-Bescheinigungen, eine Aufstellung der Betreuungskosten und eine Aufstellung der Spenden. Dazu kommt das Wertschriftenverzeichnis mit dem Steuerauszug. Die Spendenquittungen bleiben im Ordner, bis das Steueramt sie verlangt.

Würden die beiden in Baden wohnen, sähe der Umschlag anders aus. Zur Aufstellung der Betreuungskosten kämen die Kita-Rechnungen in Kopie, und die Spendenquittungen müssten nicht beiliegen. Lohnausweise und 3a-Bescheinigungen gehören auch im Aargau dazu. Der Stapel zu Hause wäre derselbe.

Vom Stapel zur Steuererklärung

Bei diesem Stapel setzt TaxWize an. Hochladen lassen sich Lohnausweis, 3a-Bescheinigung, Krankenkassenabrechnung, eSteuerauszug und Rechnungen. Wo TaxWize ein Dokument mit KI ausliest, läuft sie auf Servern in der Schweiz, und jeden Wert, den die KI liest, können Sie prüfen und korrigieren. Die Steuerberechnung ist ein deterministisches Regelwerk. TaxWize kostet CHF 39 pro Steuererklärung und Steuerjahr; eingereicht wird weiterhin von Ihnen beim Kanton.

Im Kanton Zürich ist der 30.11.2026 der späteste ordentlich bewilligte Termin für die Steuererklärung 2025. Die Termine der anderen Kantone stehen im Beitrag zur Fristverlängerung. Eine erste Schätzung, was Ihr Einkommen in Ihrer Gemeinde an Steuern kostet, liefert der Steuervergleich.

Quellen

Häufige Fragen

Welche Unterlagen brauche ich für die Steuererklärung 2025?
Als angestellte Person im Kanton Zürich oder Aargau brauchen Sie den Lohnausweis jedes Arbeitgebers, die Bescheinigung über Ihre Säule-3a-Beiträge, die Zins- und Steuerauszüge der Bank und die Belege zu den Abzügen, die Sie geltend machen: Krankheitskosten, Kinderbetreuung, Weiterbildung, Spenden. Mit Schulden oder Wohneigentum kommen die Zinsausweise und die Liegenschaftsunterlagen dazu.
Muss ich alle Belege mit der Steuererklärung einreichen?
Nein. Im Kanton Zürich gehen Belege zu Aufstellungen und Formularen nur mit, wenn das ausdrücklich verlangt ist; Belege zu Liegenschaftskosten und Spenden reichen Sie erst auf Verlangen nach. Im Aargau müssen Spendenbelege nicht beiliegen, bei Kinderbetreuung, Weiterbildung und Krankheitskosten verlangt die Wegleitung 2025 dagegen Belegkopien. Der Lohnausweis gehört in beiden Kantonen dazu.
Genügt die Zusammenstellung der Krankenkasse als Beleg für Krankheitskosten?
Das hängt vom Kanton ab. Zürich bittet darum, die Zusammenstellung der Krankenkasse zusammen mit dem ausgefüllten Formular «Aufstellung über Krankheits- und Unfallkosten» einzureichen. Der Aargau verlangt für die Steuererklärung 2025 Belegkopien und hält fest, dass eine pauschale Aufstellung der Krankenkasse dafür nicht genügt. Ob sich der Abzug bei Ihnen auswirkt, hängt auch vom Selbstbehalt ab.
Wie lange muss ich die Steuerbelege aufbewahren?
Für die Online-Steuererklärung bittet der Kanton Zürich darum, alle Belege aufzubewahren, bis die Einschätzung rechtskräftig ist, ob eingereicht oder nicht. Bis dahin kann das Steueramt sie nachfordern. Die Wegleitungen 2025 von Zürich und Aargau nennen für Privatpersonen keine Aufbewahrungsdauer. Der Aargau hält fest, dass nicht beigelegte Spendenbelege nachträglich verlangt werden können.
Was mache ich, wenn mir der Lohnausweis fehlt?
Verlangen Sie ihn beim Arbeitgeber, auch bei einem früheren. Die Aargauer Wegleitung hält fest, dass Arbeitgebende verpflichtet sind, einen Lohnausweis mit sämtlichen Bezügen auszustellen. Nach einem Stellenwechsel brauchen Sie den Lohnausweis jeder Stelle des Jahres 2025. Zürich verlangt, zeitliche Lücken in der Erwerbstätigkeit in der Steuererklärung ausdrücklich zu bezeichnen.

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